なぜ会議をするのか

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皆さんの会社やコミュニティで会議はありますか？定期的に会議を行うのにはどういう意味があるのかを今回はお伝えしたいと思います。

 

なぜ会議を行うのか

 

なぜ会議を行うのか、と問われれば、「顔を突き合わせて話す」ことにメリットがあるからです。

 

では、もう少し突き詰めて考えてみましょう。なぜ、顔を突き合わせている必要があるのでしょうか。

それは、

 

• 「言語外のコミュニケーション」・・・身振り手振りや雰囲気などを含む、言語以外の要素により行われるコミュニケーション
• 「即時応答」・・・発信に対する反応がすぐに得られること
• 「同時多数コミュニケーション」・・・双方向で多人数が同時にコミュニケーションし合える

 

以上の3つを実現することが、会議以外ではむずかしいからです。

したがって本質的には、会議のメリットは上の状況から得られる3つのこと

 

• 文字、言葉だけでは伝えにくい概念の伝達
• アイデア創出
• 視点の多様性の確保

 

であると言えます。

 

なくしても良い会議

 

上に挙げた3つが、メリットとならないとき、会議は単なる「時間のムダ」になりがちです。

例えば以下の状況が見られる会議はなくしても良いか、代案としてメールやメッセージアプリケーション、掲示板などに置き換えが可能でしょう。

 

単に伝達のみを目的としている

 

多くの定例会、報告会では、資料配布だけでわかるところをわざわざ会議にしています。

そこが「対策」などを話しあう場ならアイデアが必要とされ、まだ良いのですが、多くの人の時間を拘束するメリットを享受できていない会議のほうが圧倒的に多いようです。

 

発言者がかたよっている

 

発言者がかたよっている会議は、上の「伝達のみを目的とする会議」とさほど変わりません。

発言者をできるだけ分散させる工夫をするのであれば会議を行うメリットを享受できますが、多くの場合はただの「説教」となっており、生産性が低いと言わざるを得ません。

 

惰性である

 

議題と目的がしっかりと決まっていない会議は、「なんとなく集まっている」「今までやっていたから」「顔を合わせる機会が多いほうが良いから」という理由だけで続けられているケースもあります。会議は定期的に整理、統廃合が必要です。

 

人数が多すぎる

 

人数が多すぎると発言者が偏るうえ、参画意識が著しく低下します。

 

なくさないほうが良い会議

 

逆に「なくさないほうが良い会議」はどのようなものでしょう。

 

アイデアを必要とする場

 

対策会議、作戦会議などはアイデアが必要とされますので、会議が有効です。

場合によっては多様性を確保するため、もう少しいろいろな人を巻き込んだ方が良い場合が数多くあります。

 

責任者の集まり

 

組織において、責任者同士の密なコミュニケーションは重要です。お互いの信頼関係により業務が成り立つケースも多く会議という場を使って結束を固めることも有効です。

 

重要な概念を伝達する場（ただし短く）

 

重要な概念はどうしても言葉だけでは伝えにくいでしょう。会議を使い意見を求め、議論を深めることにより初めて伝達が可能になる概念は数多くあります。

 

例えば、「既存顧客重視に舵を取る」という決定を伝えるとします。この場合既存顧客とは？重視とは？という概念について議論を深めると概念が伝わりやすくなります。

 

納得感の醸成が必要なこと

 

一方的に伝えるだけでは納得しない人々が組織には数多くいます。質問できる場面を設定することで、納得感は強くなります。

 

決める」会議と「集める」会議は、実は表裏一体

 

いずれの会議にしても、参加する人数の規模や会議の時間や、あらかじめ決まった日程で実施するのかどうか、そして隙間時間でできるかなどによって会議の名前があったり、なかったりいろいろですが、実はこの二つの会議の目的は、表裏一体でどちらか一方だけが存在するわけでもありませんし、時として（頻繁に)二つの目的が共存してひとつの会議の中にあることもありえます。

 

たとえば、何かを決める会議だって、そもそも決めるべき「何か」が過去に検討されていたはずであり、それはアイデア出しのような企画会議やブレストから出てきたはずです。

それらのアイデアが現実味を帯びてきたり、実態を伴ってきた結果、予算を決めたり企画を承認したりする必要がでてきたのかもしれません。

逆に、もしかしたら、ある企画が予算会議を通過したため、アクション・アイテム（※）を洗い出すブレストが必要になったのかもしれません。

いや、そもそも定例報告会議の中で、発表者の課題報告を兼ねて、参加者に意見を聞くようなこともあるはずです。

便宜上、大きく2つに分けて分類しているのものの、ただひとつの目的だけの会議なんてないはずです。

 

会議やミーティングに目的が必要なわけ

 

では二つの目的を明確にわけることができないし、ひとつの会議の中に混在してもいるにもかかわらず、なぜ会議やミーティングに目的が必要なのでしょうか？

 

それは、大きな目的を共有して議論しないと、会議をやる意味を見失ってしまうからなのです。

ブレストなどは、参加メンバーが慣れていないと、ついつい結論を急いでしまったり、決める会議でアイデア出しをやってしまったりするものです。

 

定例報告会議がいつのまにか井戸端会議になってしまったり、ブレスト会議がアイデア品評会になってしまうのは、会議の目的を明確にしないため、決めなければならないときに追加情報を求めたり、もっといいアイデアがないかを探してみたり、逆にアイデアを大量に出さなければならないときに、アイデアをひとつひとつ吟味して重箱をつつくような議論をしてしまうからなのです。

このような最悪な状況を避けるためには、会議を始める前に「今回は、○○を決める会議です！」とか「ブレストするときには、結論なしでお願いします！」ということをあらかじめ宣言して、できるだけ会議全体の方向がぶれないようにしておかないといけないのです。

 

会議とおしゃべりや集会との違い

 

このように見てみると、会議とそのほかの「集い」が、違うこともわかるはずです。

おしゃべりは、目的が会社の業務に関して、何かを決めることやアイデアを集めるという行為にはなりません。

その場の交流という意味では有益ですが、業務上で何かを決める会議ではありませんし、業務上のアイデアを出し合う場でもありません。

 

飲み会もその延長線で考えると、会議ではないことがわかります。モチベーションをあげたり、愚痴を言うのも、息抜きに必要ですし、一体感を醸成することができるでしょう。

しかし、それは決して会議ではありません。複数の人が一堂に会する「集会」にすぎません。

まとめ

 

会議がなぜ行われるのかという内容いかがでしたか？皆さんも質の良い会義を行い生産性を高めていきましょう。最後に私がおすすめするリンク先を掲載しておきますので、ぜひご覧ください。

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