Zoomの使い方
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コロナウイルスの影響で不要不急の外出ができない日々が続いています。そんな中で、オンラインでの会議を実施している方も多いかと思います。そんな中で今回はZoomの使い方をお伝えしたいと思います。
テレビ・Web会議ツール「Zoom」とは？
Zoomとは、いつでも、どこでも、どんな端末からでも Web会議を実現するクラウドサービスで、簡単に言えば、複数人での同時参加が可能な「ビデオ・Web会議アプリケーション」です。
通常はひとつの場所に集まって実施する必要があるミーティングがオンライン上で可能になることから、ビジネスシーンで多く活用されています。
PC、スマートフォン、タブレットなど、現在一般的なデバイスであればZoomをインストールできます。マイクやカメラが搭載されていない端末でも、汎用品の外部機器を接続すれば電話会議、ビデオ会議が可能です。また、Windows、MacOS、Android、iOSなど、あらゆるOSに対応しているのも特徴で、Zoomの利便性を高めています。
Zoomと同様のアプリケーションは他にもありますが、とりわけビジネスに最適化されているため、会議の多い企業では有用性の高いツールとして高く評価されています。
なお、国内ではまだまだ知名度は高くありませんが、全世界で75万人以上の方に利用されているサービスです。
無料プランでも申し分のない機能や、有料プランでも比較的安価なコスト設定も評価されており、導入する企業が増えています。アワードの受賞※も目立っており、近年注目の業務効率化ツールのひとつと言えるでしょう。
※これまでの受賞歴としては
・Gartner peer insightsで、customer’s choice 2018 for Meeting Solutionsを受賞
・TrustRadiusで、Top Rated 2018 for Web Conference Softwareを受賞
・G2 Crowdで、Leader fall 2018を受賞
などがあります。
Zoomで「できること」って何？主な機能とは
Zoomが今日の高評価を獲得した最大の理由は、ビジネスに最適化された機能の充実です。ビジネスに役立つZoomの代表的な機能を以下でご紹介しましょう。
テレビ・Web会議ツール「Zoom」の機能 ① ミーティング
最初にご紹介するのは、一般的なビデオ・Web会議にあたる「オンラインミーティング」で活用できる機能です。
オンラインミーティングでのZoomの活用
ZoomはHDビデオによる高画質のビデオ出力、また高音質での音声出力に対応しています。映像や音声でストレスを感じることなくディスカッションをすることが可能です。多くのデバイスでは、最初から搭載されているカメラ・マイクで申し分ない使用感になるでしょう。
また、特筆すべきはビデオ参加者数の上限です。１つの会議につき最大1,000名*までの参加者を許容します。
*オプションにより最大1,000名まで参加者を増やすことができます。
ビジネスで役立つ画面共有機能も充実しています。テキスト、イメージ、音声、ホワイトボードなど、多くのファイルを共有可能です。また、PCの画面はスマートフォンをはじめとするモバイル端末にも、そのまま共有できます。
会議がクラウド上またはローカルに自動保存される機能も搭載されています。この機能があれば、議事録を作成する手間も省けますし、会議に参加できなかった人のキャッチアップにも役立つでしょう。
テレビ・Web会議ツール「Zoom」の機能 ② 社内研修
Zoomを使えば、オンライン上で社内研修を行うこともできます。
参加者が閲覧できるホワイトボードは、社内研修で役立つ機能の代表例です。講師がZoomで記述するホワイトボードを参加者に共有すれば、実際の研修さながらの講義が実施できます。スマートフォンやタブレットなどデバイスを問わずに使える「共同注釈」の機能も研修では非常に便利です。
研修では「ビデオブレイクアウトルーム」の機能も役立ちます。参加者を小規模なグループに分割できるため、仮想的にグループワークを実施可能です。１つのブレイクルームに最大200人が参加するセッションを作成でき、さらに最大で50のブレイクアウトルームを作成できるため、会場を用意することが困難な大規模な研修にも対応できるでしょう。
自動記録の機能は、研修でも多いに役立ちます。MP4（ビデオ）、M4A（音声）をローカルに記録するか、クラウドへ記録するかを選択できます。クラウドに保存をしたビデオや音声は、URLで共有することができ、研修に参加できなかった人への共有も容易です。
オンライン研修におけるZoomの活用
近年は、研修をオンラインで行う動きも目立っています。その最もたるメリットは、端末さえあればどこからでも参加できる点です。企業の規模が大きくなるほど、「一か所に集まること」に労力を伴います。会場の確保も簡単ではありません。オンライン研修であれば、この問題を解決できます。
また、記録が残り、反復学習できることから、受講者の深い理解が期待できます。複雑な内容になるほど、一度の研修で十分に理解するのは困難です。研修内容をモバイル端末で視聴・保存しておけば、すき間時間を有効利用できるでしょう。
テレビ・Web会議ツール「Zoom」の機能 ③ オンラインセミナー
基本的なZoomの用途はビデオ・Web会議ですが、通常のクライアントアプリとは別にオンラインセミナーを実施できる「Zoom Webinar（ズーム ウェビナー）」のプランも用意されています。
このオプションでは、相互にやり取りできる100人のユーザーを登録可能であり、それぞれをパネリストとして設定できます。最大10,000人の閲覧ユーザーに対応できるパッケージが用意されているため、大規模なセミナーを実現可能です。
また、セミナーの内容は「Facebook Live」「YouTube」にリアルタイムでストリーム配信できます。これらの動画プラットフォームを駆使すれば、セミナーを届けられるユーザーの数は事実上無制限ということになります。
デュアル画面対応、パネリストとプレゼンテーションを同時に表示できる機能など、セミナーツールとしての利便性も十分です。HDの画面共有も、図や表の視認性の高さから評価されています。
「Zoomミーティング」の2つのメリット
「Zoomミーティング」の3つのメリット
それでは、「Zoomミーティング」の具体的なメリットを確認していきましょう。
無料プランがある
「Zoomミーティング」には無料プランが用意されており、コストを抑えたい方にとっては魅力的なweb会議システムです。無料でも基本的な機能はフル装備されており、人数も100名までは同時接続可能なので、多くの企業で効果的に導入できます。
有料版になるとさらに同時接続数が増え、機能も豊富になりますが、料金はとってもリーズナブルです。最上位版でも、1ホストあたり月額2,500円以下で利用できるので経済的です。
アカウントが必要なのは発信者のみ！
「Zoomミーティング」は、アカウントが必要になるのは発信者のみで、クライアントは登録する必要がありません。マルチデバイス対応で、OSもWindows、Mac、Linux、Chromebooks対応しており、多くの人が会議に参加できる環境が整っています。
「Zoomミーティング」を使うべき人・会社
それでは、メリットを踏まえ「Zoomミーティング」はどういった会社におすすめなのかお伝えします。
格安のweb会議システムを探している方
「Zoomミーティング」は、格安のweb会議システムをお探しの方には最適です。無料プランと有料プランの2つのタイプを提供しており、基本的な機能が使えればよいという方はずっと無料で使えるからです。
仮に有料プランにグレードアップしなければならなくなったとしても、1ホストあたりの月額利用料は1,000円～2,000円台なので、料金体系としては決して高額ではありません。
会議の参加人数は100人以下が多い方
「Zoomミーティング」は、日頃の会議の参加人数が100名以下の会社にもおすすめです。
100名以上と同時に接続する場合は、有料版が必要となりますが、多くの企業では同時接続100名以下の会議が多いので大半の方はこの条件に該当するしょう。無料で使えるweb会議システムでこれだけ多くの同時接続ができるサービスは珍しいので、格安で大人数での会議を開きたい方にとってはまたとないツールです。
アカウントの管理に煩わされたくない方
「Zoomミーティング」は、アカウントの管理に煩わされたくない方にとっても重宝します。先述の通り、アカウントの取得が必要なのはホストだけです。
ゲストはソフトウェアのインストールは必要ですが、アカウントが不要なのでIDやパスワードの管理も必要ありません。高性能のweb会議システムを手軽に使いたい方には断然おすすめのツールです。
まとめ
Zoomに関していかがでしたか？皆さんも活動が自粛されている中でもどういった活動ができるのかを考えてご自身で行動に移してみると良い結果が得られるかもしれないですよ。最後にわたしがおすすめするリンク先を掲載しておきますので、ぜひご覧ください。
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