仕事ができる人、できない人のタスク管理

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仕事をするうえで、タスクの優先順位がつけられず頭がごちゃごちゃになってしまったり、仕事の効率が悪くイライラしてしまったという経験は誰しもあるかと思います。
上手くいかない度にイライラしてしまうというビジネスパーソンには、スケジュール管理とタスク管理をしっかり行うことがおすすめです。

なぜ、スケジュール管理やタスク管理をする必要があるのか、これらの基礎やコツなどもご紹介します。

 

【仕事ができる人とできない人の違いは？】

自分と同じ仕事をしているはずなのに、なぜか手早く正確に仕事をこなしている人っていますよね。

また、逆に「なんでその仕事にそんなに時間がかかるんだろう…」と疑問が浮かんでくるほどに、仕事が遅い人もいます。

仕事が「できる人」と「できない人」の違いはどこにあるのでしょうか？ 

 

【仕事ができない人の特徴】

「できない人」の主な特徴として、以下のことが挙げられます。

• 納期までに仕事を終えられない
• 焦って仕事をしたためミスを起こす
• 複数業務が重なってしまい、どれも中途半端になってしまう

「仕事ができない人」の多くに共通していることは、１つの仕事にかかる時間を正確に把握することができないということです。その結果、自分のキャパシティ以上の仕事を受けてしまい、仕事が溜まってしまうという問題が起きます。

 

 

【仕事ができる人の特徴】

では、仕事が「できる人」はどういう特徴があるのでしょうか。

• タスクが整理されている
• 時間に余裕がある
• 自分の許容量を知っている

「仕事ができる人」は、１つの仕事にかかる時間を正確に把握できていて、さらに１日のタスクがきちんと整理されている傾向にあります。

タスクがきちんと整理できているため、いつでも余裕をもって仕事に取り掛かることができるのです。

 

【できない人のタスク管理方法】

まず、典型的なダメタスク管理パターンを説明します。

まさかコレをやってはいないだろうか？

①手持ちのタスクを片っ端から一律todoリストに落としこみ、

②それらの想定作業時間を見積もったあと、

③早く対応できそうなものから取り掛かる。

 

一見ちゃんとタスクをこなしているように見えますが、

実はタスク管理ができない人のダメパターンなのです。

こんな感じでタスク処理している人は、一部の超絶ハイスペックを除いて
ほぼ仕事がデキない人です。

 

なぜ？？

時間の見積もりは必要だし、早く片付けられるものからやるのもセオリーじゃないの？

と、そう言いたいのはわかりますが、作業にかかる時間の見積もりにもとづいて
タスク対応順序を決めるのは危険すぎる。「タスクＡは大体30分、タスクＢは1時間で・・、、」

なんて、そんなザルのような見積もりに頼っていたら、イレギュラーなタスクが降ってきたり、タスク量が増えれば
増えるほど、精度が落ちて対応しきれなくなります。

時間の見積もりと実態とがズレてくるうちに「アーどうでもいいや」って、力任せに片付けるようになってしまいます。

ルーティンワークがメインで、肌感がわかっているタスクに取り組んでいるときは、このやり方で通用すると思います。

しかし、不確定要素や、タスクの量そのものが増えてくると、少しずつ見積もりの精度が狂っていきます。

そもそも何十個もリストを管理できずに中途半端になってしまいます。

このやり方は、仕事の難易度や不確定性が、アップしてくるにつれて通用しなくなっていってしまします。

 

 

【できる人のタスク管理方法】

次に、できる人のタスク管理を見ていきましょう。

できる人のタスク管理方法におけるポイントは、作業にかかる時間の見積もりではなく、

どの順番でタスクを進めるか？

他人に振れるものは何か？

を念頭に置いていることです。

作業時間の予想はアテにならないことも多いが、取り掛かる順番さえ合っていれば、作業の効率化ができます。

ここからは、より良い方法について述べていきます。

 

1.最重要タスクをあぶりだす

まず、最優先で対応すべきタスクをあぶり出すことが先決です。

それは、緊急度・重要度が高いものです。

緊急度の高いタスクとは、納期が今日明日に迫っていて物理的に時間がないものや、トラブルの対応などです。

それを識別するためには、まずタスクをマトリクス化し、4タイプに分類すると進めやすいです。

これは、オーソドックス中のオーソドックスな分類方法でありますが、
4タイプとは

①：「緊急度が高く、重要度が高いもの」

②：「緊急度は低いが、重要度が高いもの」

③：「緊急度は高いが、重要度は低いもの」

④：「緊急度も重要度も低いもの」

です。

その中で、最重要タスク＝「緊急度が高く重要度が高いもの」を
まずはピックアップすること。

これが第一歩です。

 

2.最重要タスクの手順を分解する

ここで、緊急度が高いものをピックアップできたからといって、満足してはいけません。

一言で「緊急度が高いタスク」といっても、その作業工程を分解してみると、

自分一人で動けるものと、他人に依頼できるものとに分かれるでしょう。

それを判別するために、つぎにやることは、緊急度が高いタスクの作業工程を分解してみることです。

そんな細かく分解する必要はなく、ここはザックリでもかまいません。

 

3.他人に作業を依頼する

緊急度が高いタスクの手順を分解したあと、考えるべきは、

他人に振るべき（頼るべき）タスクを投げるということです。なるべく並走できるところは並走する。

コレはタスクを効率よく進めるにあたって、鉄則といってもよいポイントです。

自分が手を動かしている間に、他の人が別の作業を同時に行えば、リレー式でやるのに比べて2倍の速さで進みます。

なので、他人に依頼する作業領域をピックアップした後は相手の予定をおさえましょう。

依頼内容の説明もあわせて行います。手持ちのボールを早く投げること、この初動をいかにスムーズにできるかが大事です。

 

4.自分の作業時間を確保する

他人に任せた後は、自分で完結できる作業の対応時間を確保することです。

ここは、自分のカレンダーにガッツリ予定を入れてブロックしましょう。

「この作業は、マストでこの時間にやる」

会議、MTGなどと同様の確保の仕方をすることで、作業漏れを防げます。

 

5.残りのタスクの優先順位をつける

あとは残りの通常タスクです。

ここでも四象限でタスクを分類して、対応順序を決めていきましょう。

・「緊急度は高いが、重要度が低いもの」

・「緊急度は低いが、重要度が高いもの」

で進めていきます。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか？

仕事ができる人、できない人のタスク管理について紹介していきました。

仕事を効率的に進めるために、スケジュール管理は欠かせないスキルだということがお分かりいただけたかと思います。

また、漫然と「スケジュールを立てる」ことが大切なのではなく、効率的に仕事を達成するための道しるべとしてスケジュールを立て、活用することが大切だということも認識してもらえたかと思います。

スケジュールを実現するためにクオリティの低い仕事をするようでは元も子もありません。

スケジュールという武器を有効に活用して、「仕事ができる」ビジネスパーソンを目指しましょう。

 

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