スケジュール管理の重要性

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皆さんは普段どのようにしてスケジュールを管理していますか？スケジュール管理が得意な方もいれば苦手な方もいると思います。

そこで、今回はスケジュールをどのようにして管理すれば効率よく仕事もプライベートも過ごせるのかをお伝えしたいと思います。

 

なぜスケジュール管理が必要なのか？

 

スケジュール管理とは、ビジネスパーソンにとって必要不可欠なスキルの一つです。

 

スケジュール管理をすることで仕事が可視化でき、今すべきことに集中できます。

 

仕事を効率化する上で、なぜスケジュール管理が重要なのでしょうか？スケジュール管理をすることで得られるメリットを解説します。

 

効率化が図れる

 

ほとんどの仕事には「納期」が存在します。そのため納期から逆算してスケジュールを組んでいく必要があります。

 

納期を守るためには、仕事の生産性や効率を上げ、スピーディに処理していかなければなりません。そんな時に役に立つのが「スケジュール管理」です。

 

スケジュール管理とは「何をいつまでにやるか」を前もって決めて実行することです。

 

「AM10：00から取引先と打ち合わせ」

 

「PM12：00までに企画書を提出する」

 

「PM14：00から定例会議」

 

とスケジュールを組むことで、一日の動きを「可視化」できます。

 

逆に、スケジュール管理をせずに仕事を進めてしまうと、必要のない作業に時間を取られてしまったり、やらなくていい仕事を発生させたり、時間を大幅にロスすることになりかねません。

 

つまり、スケジュール管理をすることは、時間のムダを防ぎ効率的に働くことにつながります。

 

やるべきことが明確になる

 

スケジュール管理は、何をいつまでにやるかを洗い出せるだけでなく「やるべきこと」を明確にします。

 

「今日の商談でクロージングする」

 

「今日中に企画書を仕上げる」

 

「明日の正午までにアポイントを取る」

 

など、スケジュール管理をすることで、やるべきタスクが洗い出され、タスクの対応漏れなどを防げます。

 

限りある時間の中で成果を出すためには、スケジュール管理を通じて、やるべきことを明確にして、無駄なタスク、タスクの対応漏れを無くしていくことが重要です。

 

優先順位がわかる

 

スケジュール管理でやるべきことが明確になると「優先順位」もわかるようになります。

 

一日、一週間、一ヵ月でスケジュールを組むと、やるべきタスクが洗い出されます。すると、そのなかで「優先順位」が出てきます。

 

「お得意様へのアポイント」

 

「上司の決裁をもらう」

 

「○日締めの支払い」

 

など、自分にとって重要なことが明確になり、優先順位を知れます。

 

一方で、スケジュール管理をせずに仕事を進めると、優先順位がわからず重要な仕事を見落としてしまいます。

 

優先順位が高いものから押さえておくことで、タスクの対応漏れをせずに、仕事を進められ効率化を図れるようになります。

 

スケジュール管理が苦手な人の特徴

 

どんな人が、仕事のスケジュール管理が苦手といえるのでしょうか？仕事の効率が悪いと感じている人は、日頃の仕事の進め方を振り返ってみることも大切です。

スケジュール管理が苦手な人の特徴としては、次のようなことが挙げられます。

ゴールが見えていない

タスク整理ができていない

何から手をつけていいかわからない

 

仕事やタスクには締め切りが付き物です。

明確な期日やゴール設定がないままに仕事をスタートさせてしまうと、スケジュールも曖昧なものしか立てられません。

また、タスクの整理が苦手な人や、作業の優先順位がわからない人は、タスクごとの締め切りやだいたいの作業時間を把握し、優先度を明確にすることが大切といえるでしょう。

 

スケジュール管理をするメリット

 

仕事のスケジュールを管理することで、具体的にどんなメリットが得られるのでしょうか？

 

仕事の無駄をなくして効率化できる

 

スケジュール管理をせずに見切り発車で仕事を進めると、必要のない作業に時間を割いてしまったり、予想外に時間がかかってしまって仕事が終わらなくなってしまったり、無駄な作業が増えてしまうこともあります。

スケジュール管理は、無駄をなくして、生産性をアップさせることにつながります。

 

残業の負担を軽減できる

 

スケジュール管理不足によって時間がかかってしまったり、スケジュール漏れにより仕事が増えてしまったりすると、どうしても就業時間以内に作業が間に合わず、残業となってしまうことがあります。

プライベートな時間を削ることにもなってしまう残業は、なるべくなくしたいものですよね。できるだけ就業時間以内に仕事を完了させるためにも、スケジュール管理は大切です。

 

スケジュール管理の方法は？

 

ここからは、おすすめのスケジュール管理方法を見ていきましょう。スケジュール管理に役立つ「手帳」「Excel」「アプリ」それぞれの特徴について、簡単にご紹介します。自分に合ったスケジュール管理方法を見つけましょう。

 

手帳

 

メモ代わりにも使える仕事用のスケジュール手帳は、一冊持っておくと安心です。すぐに確認できるため、特に週間・月間単位のスケジュール管理におすすめです。

さまざまなタイプのシステム手帳がありますが、細かく予定を書き込みたいという場合は、白紙のメモ帳やノートをカスタマイズしても良いでしょう。

 

スプレッドシート

 

Googleのオンラインサービスであるスプレッドシートの表計算機能を使ってスケジュール管理をする人も多いです。

PCなどで手軽に編集しやすく、月間・週間・時間単位いずれのスケジュールも管理しやすいでしょう。Googleにサインインすることで使用できるため、スマートフォンからも確認が可能です。

 

アプリ

 

スマートフォンやタブレットで、場所を選ばずに確認・編集できるスケジュール管理用のアプリもおすすめです。

ビジネス向けのアプリだけではなく、プライベート向けも含めてさまざまなカレンダーアプリがあるため、目的に合った使いやすいものを選びましょう。

 

時間の管理も大切

 

タスク管理と同様に重要となってくるのが、時間の管理です。実際に作業にかかる時間を想定し、余裕を持った時間配分でスケジュールを立てることで、無理なく仕事を進めることができ、緊急時も落ち着いてスケジュールを組み直すことができます。

 

作業時間を想定する

 

タスクごとの作業時間が想定できると、スケジュール管理はより明確になります。作業時間には個人差があるため、まずは自分の仕事のスピードを把握することが大切。

そのため、日々の業務をする際には、タスク別にどれくらい時間がかかったのかを記録しておくことをおすすめします。今後のスケジュール管理の際の参考にしましょう。

 

余裕を持って時間を計算する

 

時間の管理は、あまり切り詰めすぎないということも大切です。

余裕を持たせたてタスクにかかる時間を計算しておくことで、予想外に作業に時間がかかってしまったときやトラブル発生時、緊急の仕事が入ったときなどに使える時間を確保することができます。ハードだと感じるスケジュールは避けたほうが良いでしょう。

 

スケジュール管理を習慣化しよう！

 

仕事のスケジュール管理方法についてご紹介してきました。仕事を効率化し、充実したプライベートの時間を確保するためにも、スケジュール管理のテクニックは身に付けておきたいものです。

いきなり長期的なスケジュール管理は難しいという場合、まずは毎朝1日のタスクを整理する習慣をつけてみましょう。タスク整理を習慣化することで、やるべきことが可視化されるため、気持ち良く仕事に取り掛かれるはずです。

まとめ

 

スケジュール管理の重要性に関していかがでしたか？効率よく仕事を進めるためには効率よくするためのスケジュールを組む必要があるということを理解していただけたと思います。

皆さんも効率よく仕事をこなし、生産性の高い活動を実施してみてください。最後にわたしがおすすめするリンク先を掲載しておきますので、ぜひご覧下さい。

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